Document & Collaboration Management Team Leader

Company description

Notre client est un acteur majeur du secteur de l'énergie en Belgique.

Job description

 CONTEXTE :

Le département concerné s’est structuré en 3 pôles orientés autour des différents métiers de notre client. L’un de ces pôles, le pôle Customer & Support, gère les processus et applications assistant la Finance, les Ressources humaines et la Communication ainsi que la relation client. Il est en outre chargé de définir et mettre en place les politiques et outils de gestion documentaire et de travail collaboratif.

FONCTION :

En tant que Document & Collaboration Management Team Leader, vous serez responsable de:

- Définir la vision stratégique en matière de gestion documentaire et collaborative en relation avec les besoins des différents départements métier;

- Gérer l’équipe en charge du domaine (1 interne et plusieurs externes);

- Coordonner la réalisation de projets depuis l’analyse du besoin jusqu’à l’évaluation de son implémentation auprès de ses clients (ROI…);

o Vous organisez et coordonnez le travail des équipes;

o Vous vous assurez que les livrables sont fournis et validés selon le planning, le budget et le niveau de qualité prévus;

- Récolter et comprendre les besoins fournis par les représentants business;

- Aider dans son travail le Business Process Analyst responsable des processus pris en charge par le système de gestion documentaire et collaborative;

Prendre en charge l’analyse fonctionnelle et technique pour la mise en œuvre des solutions dans les outils de gestion documentaire et de travail collaboratif (Sharepoint). Vous veillez à:

• Estimer la charge et le coût des changements;

• Envisager plusieurs solutions ou approches possibles;

• Évaluer l’impact des changements sur l’existant;

• Assurer une continuité de service et une bonne maintenabilité de la solution;

• Mettre à jour la documentation de référence;

- Superviser les tests, contrôler la qualité et assurer le déploiement. Pour ce faire :

• Vous élaborez un plan de test système;

• Vous rédigez des scénarii et des cas de tests, puis vous les exécutez ;

- Assurer le suivi et la résolution des incidents et des problèmes en tant que seconde ligne de support, ainsi que la maintenance corrective et évolutive ;

Dans le cadre de votre responsabilité de gestion des projets du domaine « Document Management & Collaboration », vous collaborez avec les équipes de projets et avec le Business.

De manière plus détaillée :

Durant la phase de préparation

• Vous identifiez les parties prenantes;

• Vous précisez le scope et les livrables ainsi que les standards, méthodes, processus et outils;

• Vous définissez un planning, des ressources et une gouvernance de projet.

Durant la phase d’exécution

• Vous identifiez et gérez les risques et les problèmes liés au projet;

• Vous identifiez les changements, analysez leur impact et mettez en place les actions à mener;

• Vous communiquez vers les parties prenantes;

• Vous allouez et suivez les tâches / activités des membres de l'équipe de projet;

• Vous gérez  les besoins en ressources humaines et techniques;

• Vous appliquez les méthodes, processus et outils déterminés dans le plan de projet.

Durant la phase de clôture

• Vous assurez le suivi et la maintenance évolutive et corrective des solutions déployées;

• Vous assurez le transfert des connaissances de projet pour assurer une continuité en mode « business as usual » pour toutes les parties impactées par le projet.

PROFIL : 

• Vous avez un diplôme universitaire;

• Vous avez minimum 7 ans d’expérience en tant qu’analyste fonctionnel (une expérience d’analyste technique est un plus;) et vous avez mené plusieurs projets avec succès;

• Vous avez de l’expérience dans l’application des processus et méthodes de gestion de projet (planning, budget, indicateurs). Une expérience en people management est un atout;

• Vous disposez d’une expérience probante dans la mise en place/maintenance d’une solution de gestion documentaire et/ou collaborative ainsi que dans la gestion d’équipe;

• Une connaissance fonctionnelle (et technique) de la plateforme Sharepoint est un plus;

• La connaissance du secteur de l’énergie est un atout;

• Vous maîtrisez parfaitement une des deux langues nationales et connaissez bien l’autre. Vous maîtrisez l’anglais technique professionnel;

Compétences clés : flexibilité, résistance au stress, orientation client (Business) et résultats, écoute et communication, bon esprit d’analyse et sens critique, structuré et capacité de synthèse,  assertivité, capacité d’organisation et de planification, pragmatisme et réactivité, sens de l’écoute, intérêt pour le travail d’équipe.

 

Document & Collaboration Management Team Leader

SITUATIE :

Het departement is gestructureerd in 3 pools die zich richten op de verschillende vakgebieden van onze klant. Een van die pools, de pool Customer & Support, beheert de processen en toepassingen van de departementen Finance, Human Resources en Communicatie alsook van de relatie met de klanten. Daarnaast bepaalt en implementeert de pool het beleid en de tools op het vlak van documentenbeheer en groupware.

FUNCTIE :

Als Document & Collaboration Management Team Leader , sta je in voor:

- het opstellen van de strategische visie inzake document en collaboration management in functie van de behoeften van de verschillende departementen;

- het aansturen van het team verantwoordelijk voor dit domein (1 interne en meerdere externe personen);

- het coördineren van de realisatie van de projecten vanaf de analyse van de behoeften tot aan de evaluatie van de implementatie met de interne klanten:

• je organiseert en coördineert het werk van de teams;

• je zorgt ervoor dat de deliverables aangeleverd en gevalideerd worden volgens de planning, het budget en het voorziene kwaliteitsniveau ;

- het verzamelen en analyseren van de behoeften verstrekt door de vertegenwoordigers van de business;

- het ondersteunen van de Business Process Analist verantwoordelijk voor de processen gelinkt aan het systeem voor documentenbeheer;

- de functionele en technische analyse voor de uitvoering van oplossingen in de tools van documentenbeheer en groupware (Sharepoint).  Hiertoe:

• schat je de last en de kost van de veranderingen in;

• overweeg je meerdere oplossingen of benaderingswijzen;

• evalueer je de invloed van de veranderingen op de bestaande

situatie;

• waarborg je de continuïteit van de dienst en de duurzaamheid van de oplossing;

• werk je de referentiedocumentatie bij.

- het toezicht op de testen, de kwaliteitscontrole en de implementatie. Hiertoe:

• controleer je de kwaliteit van de deliverables die door onze partners of onze interne werkkrachten worden gerealiseerd;

• stel je een systeemtestplan op;

• schrijf je scenario's en testcases en voer je deze uit.

- het opvolgen en oplossen van incidenten en problemen als tweedelijnondersteuning, evenals het corrigerend en evolutief onderhoud. 

Je bent ook verantwoordelijk voor het beheer van de projecten van het domein "Document Management & Collaboration". In dat kader werk je samen met de projectteams en met de Business. Meer in detail:

Tijdens de voorbereidingsfase.

• Identificeer je de stakeholders.

• Verduidelijk en preciseer je de draagwijdte van het project en de deliverables alsook de standaarden, methodes, processen en tools.

• Bepaal je de planning, de middelen en de governance van het project.

Tijdens de uitvoeringsfase.

• Identificeer en beheer je de risico’s en de problemen m.b.t. het project.

• Identificeer je de veranderingen, analyseer je hun impact en werk je de te ondernemen acties uit.

• Communiceer je met de stakeholders.

• Verzorg je de toewijzing en follow-up van de taken en activiteiten van de leden van het projectteam.

• Beheer je de behoeften inzake menselijke en technische middelen.

• Pas je de methodes, processen en tools toe zoals bepaald in het projectplan.

Tijdens de afrondingsfase.

• Verzorg je de follow-up en de evolutieve en correctieve maintenance van de toegepaste oplossingen.

• Verzorg je de overdracht van de projectkennis met het oog op continuïteit in BASU-modus (Business AS Usual) voor alle partijen waarop het project een impact heeft.

PROFIEL :

• Je hebt een universitair diploma;

• Je hebt minimum 7 jaar ervaring als functioneel analist (ervaring als technisch analist is een pluspunt) en je hebt reeds meerdere projecten met succes geleid;

• Je hebt een bewezen ervaring op het gebied van implementatie/duurzaamheid van een oplossing voor documentenbeheer en/of groupware evenals het aansturen van een team;

• Functionele (en technische) kennis van het sharepoint-platform is een pluspunt;

• Je hebt ervaring met het toepassen van de processen en methodes van projectbeheer (planning, budget, indicatoren). Een ervaring in people management is een pluspunt

• Kennis van de energiesector is een pluspunt;

• Je beheerst een van de twee landstalen perfect en je hebt een goede kennis van de andere taal. Op professioneel vlak beheers je het technisch Engels;

• Kernvaardigheden: flexibiliteit, stressbestendigheid, klantgerichtheid (business) en resultaatgerichtheid, luistervaardigheid en communicatie, analytische geest en kritische ingesteldheid, gestructureerd en goed in synthese, assertiviteit, organisatie en planning, pragmatisme en reactiviteit, teamplayer.

 

 

 

 

 

Location(s)

Belgium: Brussels

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